2008-08-10

1300年祭「応援団」のメール複数配信について

500日前イベント

最近、ややニュースが出尽くした感のある『平城遷都1300年祭』。ところが、ひそかに「平城遷都1300年祭 応援団」というものを募集し、またちょっとしたトラブルに見舞われていたのです・・・。


「応援団」へ「約1,600名」もの応募が!

実は、平城遷都1300年祭の公式ホームページでは「平城遷都1300年祭 応援団」という、イベントサポーターのようなものを募集していました。その結果、「「平城遷都1300年祭 応援団」当選のお知らせ~ご応募いただいたみなさま、全員ご当選です~」という内容で発表されました。

それほど大々的に募集が行われたワケでもなく、どこまで知名度があるのかは疑問に思っていた制度ですが、何と当初予定「1,300名」の定員に対して「約1,600名」の方からの応募があったそうです。

もちろん、私も応募させていただいたのですが、こんな物好きが全国にこんなに沢山いたなんて、本当に驚きですね。実際に何をどうして活動すればいいのかはよく分かりませんが、個人的に面白そうだと思ったことをこのブログで紹介していけたら、ちょっと面白いですね。それが周りに周って、少しでもイベントが盛り上がるお役に立てればいいですね。


「500日前イベント」招待状が届きましたが・・・

実はこの応募の際に、2008年8月19日(火)に奈良で行われる「応援団結団式」への参加の可否を記入する項目がありました。

ネット上ではいくらでもご協力したいと思っている私ですが、実際にそんなヌルそうなイベントに参加するのはちょっと気が重いですよね・・・。また、そんな1ヶ月以上も先の予定なんて全く分からなかったのですが(お盆休み明けの平日ですし・・・)、とりあえず「参加する」を選んでおいたのです。

すると、そんなことをすっかり忘れていた8月6日(水)の深夜、「平城遷都1300年記念事業協会事務局」さんから一通のメールが届いたのです。


●件名 平城遷都1300年祭500日前イベント招待状
●本文 平城遷都1300年祭<500日前>Startingイベント ご招待状
    この度は、「平城遷都1300年祭 応援団」にご応募を...(以下略)

という書き出しで、参加の御礼と「応援団結団式」のイベントの詳細が記されたPDFファイル2枚が添付されていました(表面裏面。どちらもPDFファイルなので注意!)。

※ちなみに、誰でも参加可能な一般向けの「500日前イベント」も同日に開催されます。「15:30受付/16:00~17:30(一般参加)」だそうですので、お時間のある方はどうぞ!


結団式の内容に関しては、特に言うことはありません。

「田中星児って奈良県民だったんだ!で、やっぱり『ビューテイフル・サンデー』歌うのか・・・」
松井絵里奈って、たまに県民ショーとかに出てる子だな。どうせなら堂本剛とか呼べば・・・(以下略)」

などと思わないでもないのですが、当日には「せんとくん着ぐるみ記者発表」とかあるようですし、できれば間近で見てみたいですからね。その後で「奈良うまいもん・楽しいもん」の露店なども出店されるそうですので、私みたいな物好きなら少しは楽しめると思います。


メール複数配信で、お詫びの電話が!

ただし、これだけなら全く何の問題もないのですが、翌朝、メーラーを立ち上げてみると、この「平城遷都1300年祭500日前イベント招待状」の全く同じ内容のメールが、約10通ほど誤配信されてきていたのです!

パソコンにインストールしてあるウィルス対策ソフトが反応するワケでもなく、CCに他の方のメールアドレスがズラズラと記載されているワケでもありません。送信日時を見たら全てが全く同じ時刻に送信されていましたので、何らかの操作側のミスだと思われました。

しかし、PDFファイル付きのかなり重いメールが何通も送られてくるのも、確かに腹が立ちますし(私もPDF嫌いです)、事情が分からない方なら「自分のパソコンが壊れた?」「ウィルスに感染した?」などと不安になってしまっても仕方ないことでしょう。出来れば防ぎたいミスだったことは間違いありません。


すると、翌日、「平城遷都1300年記念事業協会事務局」の方から、我が家に誤配信をお詫びする電話があったのです。

1,600名のうちの、ネットで申し込みを行い、さらに「結団式に参加する」という方のみに配信したメールですから、数百名単位で誤配信が発生したのだと思います。しかし、メールの誤配信が発生したら、すぐにシステムを検証して、まずはお詫びメールで事情を説明しておくべきでしょう。突然、電話をもらったことにかえって驚いてしまいました(メールソフトの不具合だったため、お詫びメールを送信するのも不安だった、という理由だと思いますが)。

一軒一軒に電話でお詫びするのも、誠意を示す分にはいいのかもしれませんが、コスト面ではいかがなものかと思ったりもしていました。


さらにクオカード(500円分)まで!

さらに、8月10日になると、事務局から突然、速達郵便が届いたのです。開封してみると、書状には「招待状メール複数送信のお詫び」とあり、先日の誤配信がメールソフトの不具合であったこと、ウィルス感染の心配などはないことなどが記されていました。

そして驚いたことに、「つきましては些少ですがお詫びの印としてクオカードを同封させていただきましたので、どうぞお受取ください」という文言とともに、500円分のクオカードが同封されていたのです!


招待状メール複数配信のお詫び


このことに対する評価は人それぞれだと思います。私は「こんな無駄遣いしなくても・・・」と思いましたし、他の方は「迷惑を被ったのだから当然だ」と思われているのかもしれません。しかし、コスト面が厳しいことは十分に知っているつもりですし、ここまでのことをする必要があったのかと、疑問に思ってしまいます。

大体、お詫びの気持ちを表すならば、まずは公式ホームページに事情説明と謝罪文を掲載するのが当然ではないでしょうか?

それすら見当たらず、コッソリと金券を贈ってくるという姿勢は、「これでご内密に・・・」とでも言われているような、とっても後ろ暗いイメージがあります。やや事後対応を誤っている感はぬぐえません。

でも、只でさえ「応援団」などに応募している物好きたちが相手です。「一緒に盛り上げてください!」という呼びかけに反応した人間たちばかりなんですから、金券を渡すよりも、真剣なお詫びの言葉を聞かせた方が良かったんじゃないでしょうか?何となく後味の悪さが残ってしまう出来事でした・・・。


と、相変らずドタバタ感がある「平城遷都1300年祭」、まだしばらくこんな状態が続くんでしょうね~。運営事務局の皆さま、大変だとは思いますが、これからも頑張ってください!











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